Jak lepiej zarządzać czasem?
(fot. sxc.hu)
Tak się złożyło, że zaplanowany na dzisiaj wpis porusza temat, który niedawno poruszył zaprzyjaźniony bloger Piotrek na swoim blogu „Student Inwestujący”. W tym wpisie przedstawię swój punkt widzenia na sposoby organizowania listy.
Na początku chciałbym wyjaśnić jedną kwestię: listy zadań nie pomagają oszczędzić czasu, pomagają lepiej go wykorzystać. Czasu nie da się oszczędzić, odłożyć go na później, można go tylko lepiej lub gorzej wykorzystać, dlatego jest tak cenny. Listy stosujemy, aby czas wykorzystywać w jak najbardziej efektywny sposób.
Sposobów organizowania list zadań nauczyłem się z jednej z książek Briana Tracy’ego. Istnieją dwa sposoby organizacji listy: metoda Carnegiego oraz metoda ABCDE. Zacznijmy od tej pierwszej.
Osiągnij sukces jak Carnegie
Podobno Carnegie powiedział, że tej metodzie bardziej niż czemukolwiek innemu zawdzięcza sukces. Co w niej takiego wspaniałego? Oto kroki.
1. Wypisz wszystkie zadania na konkretny dzień.
2. Zadaj sobie pytanie: „które z zadań wykonałbym jako jedyne, gdybym musiał jeszcze dziś wyjechać na miesiąc?”.
3. Postaw przy wybranym zadaniu numer 1.
4. Ponownie zadaj sobie pytanie.
5. Postaw przy wybranym zadaniu numer 2.
6. Kontynuuj aż wybierzesz siedem najważniejszych zadań. To twoje priorytety.
7. Zacznij wykonywanie zadania nr 1. Wykonaj je i przejdź do drugiego. Jeżeli coś przeszkodzi ci w pracy, wróć szybko i kontynuuj wykonywanie drugiego zadania.
Po wyznaczeniu priorytetów wiesz, co w tej chwili jest dla Ciebie najważniejsze do wykonania. Największą wydajność osiągasz, kiedy koncentrujesz się na najważniejszym zadaniu. Załatwiając inne sprawy w czasie, kiedy powinieneś wykonywać wyznaczone zadanie, tracisz czas.
Metoda ABCDE
Druga metoda polega na przyporządkowaniu każdego zadania do jednej z pięciu grup o różnym stopniu konsekwencji niewykonania zadania.
A = coś, co musisz zrobić. Niewykonanie zadania może mieć poważne konsekwencje. Przykład: spotkanie biznesowe.
B = coś, co powinieneś zrobić. Niewykonanie zadania nie będzie miało poważnych konsekwencji. Przykład: sprawdzenie skrzynki mailowej (o ile nie czekasz na ważnego maila).
C = coś, co dobrze byłoby zrobić. Niewykonanie zadania nie przyniesie żadnych konsekwencji. Przykład: wypicie kawy, przeczytanie gazety.
D = sprawy, które delegujesz. Są to sprawy, które zlecamy do wykonania komuś innemu. Są mniej ważne niż inne i dlatego możesz je przekazać komuś innemu do wykonania. Przykład: wszystkie sprawy mniej ważne dla nas niż A, B i C.
E = czynności, które należy wyeliminować. Wszystkie sprawy, którymi nie musimy się zajmować, które nie mają dla nas dużej wartości. Przykład: oglądanie telewizji.
Jeżeli kilka zadań przyporządkujemy do jednej grupy, powinniśmy nadać im priorytety, np. A1, A2, A3.
Ważną zasadą jest skupienie się na zadaniach, których niewykonanie przyniesie największe konsekwencje, dlatego najpierw wykonujemy zadania z grupy A, potem z grupy B itd.
Jak powiedział Peter Drucker „Time is the scarcest resource and unless it is managed nothing else can be managed” (czas jest najrzadszym surowcem i jeżeli nie potrafimy nim zarządzać, nie potrafimy zarządzać niczym). To chyba wystarczający argument za organizowaniem list zadań.
Jeśli spodobał Ci się ten wpis, skomentuj go. Zasubskrybuj RSS, żeby nie przegapić żadnego wpisu. Jeżeli nie wiesz czym jest RSS, poczytaj o nim tutaj. Śledź mnie także na Twitterze, a otrzymasz dodatkowe informacje.
Trackbacki
Komentarze
Komentarzy: 10 do “Jak lepiej zarządzać czasem?”- Zasady komentowania: traktuj innych jak ludzi, nie obrażaj i nie wyśmiewaj. Konstruktywna krytyka jest w porządku, ale niegrzeczne i niedojrzałe komentarze są kasowane. Komentarze, które mają na celu jedynie reklamowanie jakiejś strony również są kasowane. Jeżeli piszesz dłuższy komentarz, kopiuj go do schowka w czasie pisania. Dzięki temu nie utracisz go, jeżeli wystąpi jakiś błąd. Miłej dyskusji.
-
Cinex pisze:
Klarownie, konkretnie i na (przydatny) temat. Bez zbędnego lania wody podane bardzo dwie fajne metody zarządzania czasem. Jestem w takiej sytuacji, że aktualnie szukam jakiegoś systemu organizowania sobie czasu i chyba wypróbuję sposób nr 2.
-
Dzięki za komentarz.
Druga metoda wymaga na początku trochę więcej czasu, bo musimy się dokładnie zastanowić co do której grupy przyporządkować, ale na pewno sporym plusem jest tutaj wykrycie zajęć, których nie musimy w ogóle wykonywać. Przy pierwszej metodzie wybieramy tylko priorytety, ale nie skupiamy się na tym, co będziemy robić jak je wykonamy.
-
Dużo bardziej podoba mi się metoda druga. W przypadku metody pierwszej, gdybym zadał sobie pytanie „co muszę dzisiaj zrobić, jeśli jutro wyjadę na miesiąc?” na pewno wtedy nie wrzuciłbym na listę „zacząć się przygotowywać do sesji letniej”…
-
Obie metody dobre, nawet da się je połączyć. Nie ważne jaką metodę się stosuje, najważniejsze by być uczciwym wobec siebie. Czasem są zadania, które odkładamy przez kilka dni a czas ich wykonywania wynosi kilka minut. Takie zadania powinno się wykonywać od razu
Wszystkie wypisywane zadania powinny być ważne, bo praca dla pracy nie ma sensu. Lepiej w tym czasie poczytać, pobiegać lub zrobić cokolwiek typowego dla czasu wolnego. -
Witam,
obie metody skupiają się na czymś innym – pierwsza na pilności zadań, a druga na ich ważności. Czy jest jakaś metoda pozwalająca połączyć obie kwestie?
PS. Co powiesz na wymianę linków? -
Możesz sobie na własną rękę połączyć te metody tak jak na przykład zrobił autor bloga oszczedzanie.net.
Nie ma problemu z wymianą linków, dodałem do Ciebie.
-
Bardzo proste i oczywiste metody na zwiększenie efektywności. Obie zakładają ustalenie priorytetów, ale pierwsza wydaje mi się łatwiejsza do zastosowania.
Pozdrawiam
Irek Julkowski
Produktywnie.pl
[...] pojawiać tematy związane z efektywnym wykorzystaniem czasu. Przed chwilą przeczytałem na blogu Rentiera ciekawy artykuł nt. zarządzania czasem. Co ciekawe, artykuł był reakcją na inny artykuł z [...]
[...] pomaga konstruowanie listy zadań, ale w przypadku bardziej długoterminowych celów ciężko w ogóle wybrać co danego dnia zrobić [...]
[...] pojawiać tematy związane z efektywnym wykorzystaniem czasu. Przed chwilą przeczytałem na blogu Rentiera ciekawy artykuł nt. zarządzania czasem. Co ciekawe, artykuł był reakcją na inny artykuł z [...]